管理台帳はよけいな仕事を増やす宝庫
事務仕事をしていると管理台帳というものが頻繁に出てきます。
営業先管理台帳、備品管理台帳、社員管理台帳など。
複数人で似たような業務を行う場合、ひとつの作業に対して複数の管理台帳に記入するといったケースもあります。
こうした管理台帳は、よけいな仕事を増やすテクニックの発揮しやすいツールと言えます。
テクニック１：管理台帳自体を増やす
管理台帳自体を増やすことはよけいな仕事が一気に増えるボーナス作戦です。
類似した台帳であっても、管理者が異なるなど何かの理由をつけて、複数の台帳記入をさせることで作業時間を倍にすることができます。
一つにまとめて効率化するなどあってはいけません。
テクニック２：管理台帳内の項目を増やす
管理台帳内の項目を増やすことで、単純に入力時間が増します。
ひとつ項目が増えただけでも、その項目を調べる時間や過去に遡って項目を埋める時間などを考慮すると効果は絶大といえます。
「そんな項目必要なのか？」と誰もが疑問には思うけれど、いざというときにないと困る程度の項目をガンガン追加しましょう。
テクニック３：共有方法を変える
これまで社内サーバー等に設置されていたならば、新たなクラウドサービスへの移行を提案するのも一つの方法です。
Microsoft SharepointやGoogle Workspaceなどデータ共有方法は多種多様です。
使い慣れていないシステムを使いこなすには当然よけいな仕事が増えます。
共有方法を変えるメリットは以下の通りです。
- 共有範囲が変わるため、支社などこれまで共有できなかった相手にも共有できる
- 古いシステムでは使えなかった機能が使える
- サービス終了への対応
会議などで聞かれたら答えましょう。
まとめ
管理台帳を複雑化させてよけいな仕事を増やす方法を紹介しました。
思考停止で簡略化などしてはいけません。ブルシットジョブを増やしましょう。
- 管理台帳自体を増やす
- 管理台帳内の項目を増やす
- 共有方法を変える
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